5 скрытых расходов CRM, о которых стоит знать заранее

Когда речь заходит про стоимость CRM-системы, на первый план обычно выходит цена лицензий и базовая настройка. Но давайте посмотрим правде в глаза: это лишь вершина айсберга. На практике основные дополнительные затраты при внедрении CRM всплывают уже после старта проекта — и могут серьёзно ударить по бюджету.

Из моего опыта автоматизации бизнес-процессов могу сказать точно: скрытые расходы CRM — это одна из самых недооценённых статей затрат. Чтобы вы не попали в эту ловушку, разберём пять типичных направлений, где может «утечь» бюджет на внедрение CRM-системы.

Миграция на новую платформу — это не просто загрузка старой базы в новый интерфейс. Часто в данных полно дубликатов, устаревшей информации и несовместимых форматов. Всё это требует:

• Предварительной очистки и сортировки;
• Привлечения сотрудников на проверку и корректировку данных;
• Трат на техническую поддержку или специалистов.

В одном из наших кейсов на ручную «чистку» данных ушло две недели работы отдельного сотрудника, и это обошлось компании в несколько сотен тысяч рублей. Закладывайте на перенос данных около 15–25% от всего бюджета на внедрение CRM-системы.

Если хотите подробнее разобраться в вопросах импорта данных в CRM Битрикс24, читайте эту статью

CRM должна адаптироваться под процессы компании, а не наоборот. Но чаще всего базового функционала не хватает — нужны новые отчёты, интеграции, логика обработки сделок. Всё это стоит денег и времени.

Из практики: до 40% бюджета может уйти на индивидуальные доработки. Причём такие задачи всплывают не сразу, а по мере погружения команды в систему. Хотите сэкономить? Заранее опишите бизнес-процессы и поймите, что реально можно сделать «из коробки».

CRM — это не просто новый инструмент, это смена подхода к работе. Без полноценного обучения сотрудники будут ошибаться, терять время и данные. А обучение — это:

• Несколько сессий для разных отделов;
• Поддержка на старте;
• Повторные тренинги для новых сотрудников.

Не стоит думать, что хватит одного мастер-класса. Учтите эти траты заранее — они обязательно вернутся повышенной эффективностью.

Про работу как систему

Канал для тех, кто знает: будущее за теми, кто мыслит системно и действует эффективно.

Здесь про системное мышление, инструменты для бизнеса и немного корпоративного юмора.

Подписаться →

Даже если внедрением занимаются интеграторы, внутри компании должны быть ответственные. Кто-то должен согласовывать задачи, контролировать сроки, собирать фидбэк.

Если этим никто не занимается — проект плывёт, сроки сдвигаются, растёт бюджет. В одном из проектов отсутствие внутреннего менеджера обернулось пересмотром всей архитектуры и лишними тратами.

После того, как CRM заработала, работа только начинается. Потребности бизнеса меняются, появляются новые идеи, возникает необходимость в обновлениях и интеграциях.

Техническая поддержка может быть платной, особенно если вы рассчитываете на быстрый отклик и устранение проблем. Иногда дополнительно платят за обновления модулей или масштабирование системы, а по истечении периода обслуживания требует возобновления контракта.

Словом, стоимость CRM-системы — это не разовая покупка, а постоянный процесс вложений.

Вывод: на что обратить внимание при планировании бюджета

• Заранее подготовьте и очистите данные;
• Опишите ключевые процессы для оценки доработок;
• Вложитесь в качественное обучение команды;
• Назначьте ответственных за координацию внутри компании;
• Учтите расходы на поддержку и развитие.

И главное — будьте готовы, что бюджет на внедрение CRM-системы может выйти за рамки «официальных» цифр. Но если всё спланировать правильно, CRM станет не затратной статьёй, а мощным драйвером роста и контроля в бизнесе.