Расчёты с исполнителями теряются в таблицах и чатах? Рассказали, как Битрикс24 собирает их в единый процесс от начисления до чека.

Когда над проектами работают несколько исполнителей, финансовый учёт быстро распадается на таблицы, переписки и файлы в разных папках. Руководитель отдельно сводит суммы, исполнитель уточняет начисления в чате, а бухгалтерия ждёт документы. После оплаты приходится ещё раз проверять, от кого получен чек, а кто о нём забыл.

Мы собрали этот процесс в Битрикс24. Теперь начисление связано с конкретной сделкой и услугой, исполнитель видит расшифровку своей суммы, документы проходят по одному маршруту, а руководитель контролирует расчёты в общем реестре и отчёте.

Компании нужен был единый и понятный процесс расчётов с исполнителями. В нём важно было связать оплату с реальной работой по проекту и при этом не заставлять участников вести параллельный учёт вручную.

Новая схема должна была закрыть весь цикл:

• зафиксировать, кто, по какому проекту и за какую услугу получает деньги;
• разделить ежемесячное сопровождение и разовые работы;
• показать исполнителю понятную расшифровку начислений;
• согласовать сумму до подготовки документов;
• собрать счёт, акт и чек в нужный момент;
• передать документы бухгалтерии;
• сохранить дату выплаты и историю расчёта;
• дать руководителю общую картину по проектам, сотрудникам и периодам.

В основе решения два связанных реестра.

Начисления по проектам отвечают на вопрос: за какую работу и сколько начислили конкретному исполнителю. Каждая запись связана со сделкой, услугой, суммой и расчётным месяцем.

Расчёты с исполнителями отвечают на вопрос: что именно нужно согласовать и оплатить. Здесь собираются начисления, итоговая сумма, счёт, акт, дата выплаты и чек.

Так мы не смешиваем выполненные работы и сам процесс оплаты. Руководитель видит, из чего сложилась сумма, а исполнитель понимает, за какие проекты получил начисление.

Для ежемесячного сопровождения система объединяет начисления одного исполнителя за месяц в один расчёт. В него могут войти работы сразу по нескольким проектам. Исполнитель готовит один комплект документов на общую сумму.

Разовая работа остаётся отдельным расчётом. Её можно согласовать и оплатить независимо от ежемесячного сопровождения.

Это разделение помогает не задерживать разовую выплату из-за общего расчётного периода и одновременно не плодить отдельные документы по каждой услуге сопровождения.

При продлении сопровождения начисления переходят в сделку следующего периода. Руководителю остаётся проверить состав работ, исполнителей и суммы. Если условия изменились, данные можно скорректировать до согласования.

Руководитель формирует финансовую основу расчёта. Он указывает начисления в сделках, проверяет итоговую сумму и сравнивает её с предыдущим периодом. Если есть заметное расхождение, можно сразу увидеть, какой проект, услуга или исполнитель повлияли на результат.

Когда расчёт готов, руководитель отправляет его исполнителю на согласование. После получения счёта и акта он проверяет документы и передаёт их в бухгалтерию. Когда бухгалтерия подтверждает оплату, руководитель фиксирует дату выплаты. После этого система сама запрашивает у исполнителя чек.

В общем реестре видно, на каком этапе находится каждый расчёт:

• сумма ещё формируется;
• расчёт ждёт согласования;
• документы переданы в бухгалтерию;
• деньги выплачены, ожидается чек;
• комплект документов собран, расчёт завершён.

Исполнитель видит только свои данные. В финансовом отчёте ему доступны общая сумма за выбранный период и расшифровка по сделкам, компаниям и услугам. Здесь же видно, была ли выплата и какие документы уже приложены.

Когда руководитель отправляет расчёт на согласование, сотрудник получает задачу на проверку начислений. Если сумма верна, он подтверждает расчёт. Если есть вопрос, из конкретного начисления можно открыть обсуждение с руководителем проекта. Так спор относится не к абстрактной итоговой сумме, а к определённой работе.

После согласования система последовательно просит загрузить счёт и акт, а после выплаты - чек. Документы прикрепляются в специальные поля задания. Благодаря этому они сохраняются в карточке расчёта и не теряются в переписке.

По сопровождению счета и акты автоматически собираются на Диске в папке нужного месяца. Руководитель передаёт бухгалтерии одну ссылку на комплект документов. После загрузки чеков система создаёт для них отдельную папку в том же периоде.

Документы по разовым работам хранятся в карточках отдельных расчётов. Руководитель может скачать их оттуда и передать бухгалтерии отдельно либо добавить в общую папку месяца.

Такой подход учитывает разницу между регулярными и единичными выплатами, но сохраняет единую историю в Битрикс24.

Руководителю компании не нужно открывать каждую сделку. Сводный финансовый отчёт показывает начисления по периодам, проектам, компаниям и исполнителям. В детализации видны дата выплаты и наличие счёта, акта и чека.

Отчёт помогает ответить на практические вопросы:

• сколько начислено исполнителям за выбранный период;
• какие проекты сформировали эту сумму;
• кому уже заплатили;
• по каким расчётам ещё не хватает документов;
• где процесс остановился и требует внимания руководителя проекта или исполнителя.

При этом отчёт не заменяет карточки расчётов. Данные в нём обновляются примерно раз в 30 минут, поэтому текущий статус только что выполненного действия лучше проверять в карточке.

Логика работы складывается в одну последовательность:

• Руководитель фиксирует начисления в сделках.
• Система собирает из них расчёт нужного типа.
• Исполнитель проверяет сумму и при необходимости обсуждает расхождения.
• После согласования исполнитель загружает счёт и акт.
• Руководитель проверяет комплект и передаёт его бухгалтерии.
• После оплаты руководитель указывает дату выплаты.
• Система запрашивает чек у исполнителя.
• После загрузки чека расчёт завершается, а документы и история остаются в Битрикс24.

Главный результат - прозрачный путь от выполненной работы до закрытого комплекта документов. У каждого участника своя зона ответственности, но все работают с одними и теми же данными.

Руководитель проекта контролирует начисления и движение расчёта. Исполнитель видит понятную расшифровку и получает задания в нужный момент. Бухгалтерия получает собранные документы. Руководитель компании видит общую картину и может быстро найти расчёты, которые требуют внимания.

Вместо нескольких несвязанных таблиц, сообщений и папок компания получает единый процесс: с привязкой к проектам, понятными этапами и сохранённой историей каждой выплаты.