Внедрение Битрикс24 для бухгалтерской компании с автоматизацией КЭДО

Число сотрудников в Битрикс24:

40 человек

Город / филиал:

Москва

ООО РАДА бухгалтерская компания из Москвы, предоставляющая услуги внешнего сопровождения и кадрового учёта. В штате около 40 сотрудников, часть из которых работает удалённо.

Внутри компании уже был развёрнут корпоративный портал на базе Битрикс24, но потребности в автоматизации росли требовались решения, охватывающие учёт, документооборот и клиентский сервис.

Задачи клиента

Руководитель компании обратился в WebMens с задачей переноса функционала со стороннего сервиса в Битрикс24 и автоматизации ключевых процессов.

Выбор в пользу WebMens был обусловлен глубокими компетенциями команды в области автоматизации на базе Битрикс24 и наличием собственных разработчиков, способных создать индивидуальные решения.

В ходе аудита были выделены приоритетные задачи:

• автоматическая отправка счетов и закрывающих документов;
• автоматизация постановки задач по обслуживанию клиентов на основе заданных параметров;
• внедрение КЭДО для кадровых процессов для ускорения работы и сокращения затрат на бумажный документооборот.

Решение задачи

Автоматизация отправки счетов и документов

Для регулярной отправки счетов и закрывающих документов была разработана отдельная воронка в CRM Битрикс24. Сотрудник создаёт сделку, указывает параметры и объём услуг. Далее сделка автоматически переходит по стадиям:

• система в нужный момент отправляет клиенту счёт на оплату;
• по завершении работ закрывающие документы;
• создаётся новая копия сделки, и процесс запускается заново, уже без участия пользователя.

Таким образом, автоматизация учётных операций позволила освободить рабочее время и исключить ручные ошибки.

Постановка задач в Битрикс24

Для точной и своевременной постановки задач по обслуживанию клиентов был создан собственный модуль с двумя ролями: Администратор и Планировщик.

Функциональность:

• администратор задаёт список обязательных отчётов, параметры задач, сроки, периодичность, напоминания и ответственных лиц;
• система автоматически создаёт задачи на нужную дату с назначением исполнителя;
• параметры сохраняются и используются повторно, без дополнительных действий со стороны пользователя.

Такой подход позволил реализовать полную автоматизацию бухгалтерских процессов в части контроля налогов, зарплат и отчётности.

Внедрение КЭДО в Битрикс24

С целью оптимизации кадровых процессов был реализован полный переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) на базе Битрикс24 с интеграцией Госключа. Работы включали:

• помощь в подаче заявки и подключении провайдера Госключ;
• оформление доверенностей и подготовку локальных нормативных актов (приказ, положение, согласие);
• настройку электронных шаблонов;
• обучение бухгалтеров по заведению, согласованию и подписанию документов с использованием электронной подписи в Битрикс24;
• поддержку пилотной группы сотрудников для тестирования новых процессов.

Теперь все кадровые документы доступны онлайн в едином интерфейсе, с юридической значимостью и автоматическими проверками.

Результаты внедрения

Конкретные улучшения и выгоды:

• Сокращение времени обработки кадровых документов на 40%
• Снижение количества ошибок на 70% за счёт шаблонов и автоматических проверок
• Увеличение скорости подписания документов на 50%
• Снижение затрат на бумажный документооборот на 60%
• Повышение производительности отдела кадров на 30%
• Рост удовлетворённости сотрудников на 25% благодаря доступу к документам из любой точки
• Руководитель в любой момент может контролировать запущенные процессы
• Все действия выполняются в единой системе Битрикс24, без дублирования в сторонних сервисах

Проект показал, как грамотно внедрённый Битрикс24 может стать центром управления бухгалтерским и кадровым процессом. Перенос функций из сторонних сервисов, автоматизация задач и полноценная реализация КЭДО дали клиенту контроль, прозрачность и значительную экономию ресурсов.

Аналогичное решение может быть реализовано и в других компаниях, где важны точность, скорость и цифровая зрелость процессов.

Поделиться

✔