Кейс Битрикс24: автоматизация мероприятий и документооборота

Число сотрудников в Битрикс24:

5 человек

Город / филиал:

Москва

МОО Союз Московских Архитекторов - это профессиональное объединение, которое активно развивает одно из своих направлений: организацию мероприятий и предоставление площадок для их проведения в Москве.

Компания поддерживает высокий уровень сервиса, работая как с корпоративными, так и с частными клиентами.

С ростом количества запросов и проектов возникла необходимость выстроить более системный подход к управлению процессами и взаимодействию с клиентами, чтобы исключить хаотичность и повысить эффективность работы команды.

Задачи клиента

Перед началом проекта сотрудники компании столкнулись с рядом проблем, которые тормозили работу и создавали лишние риски:

• отсутствовала единая система учета базы клиентов, что затрудняло планирование и аналитику;
• подготовка договоров, счетов и других документов занимала слишком много времени;
• не было контроля за получением оригиналов закрывающих документов после завершения мероприятий.

Эти задачи требовали комплексного решения, которое могло бы объединить управление клиентами, автоматизацию рутинных процессов и прозрачный контроль всех этапов сделок.

Решение задачи

Команда WebMens разработала и внедрила на портале Битрикс24 решения, которые помогли оптимизировать ключевые процессы.

Настройка CRM и этапов сделок

Были проработаны четкие этапы работы с клиентами. Теперь каждый менеджер видит, на каком этапе находится заявка, и может выстраивать дальнейшие действия без риска упустить важные детали.

Создание дополнительных полей

В карточках Компаний и Сделок появились дополнительные поля для квалификации клиентов. Это позволило сегментировать базу и применять более точные сценарии взаимодействия, например персонализированные рассылки и предложения.

Автоматизация документооборота

Разработаны и внедрены шаблоны договоров, счетов и УПД. Теперь подготовка документов занимает минимальное время: менеджеру достаточно внести данные в CRM, а система автоматически формирует корректный документ.

Контроль получения оригиналов документов

С помощью роботов Битрикс24 была настроена автоматическая постановка задач. В день проведения мероприятия система создает напоминание для менеджера о необходимости получить оригиналы документов. Это исключило человеческий фактор и снизило количество ошибок в документообороте.

Результат

Внедрение Битрикс24 с помощью команды WebMens помогло компании МОО Союз Московских Архитекторов навести порядок в процессах, ускорить подготовку документов и сделать работу с клиентами более прозрачной и управляемой:

• Внедрение Битрикс24 позволило компании выстроить более прозрачную и управляемую работу с клиентами. Все процессы - от поступления заявки до закрытия сделки - теперь находятся под контролем и фиксируются в едином пространстве.
• Сотрудники тратят меньше времени на рутинные задачи и больше - на качественное взаимодействие с клиентами. Автоматизация документооборота и интеграция напоминаний помогли минимизировать ошибки и ускорить обработку заявок.
• Компания МОО Союз Московских Архитекторов получила удобный и гибкий инструмент, который поддерживает работу команды и позволяет развивать направление организации мероприятий в более системном и профессиональном формате.

Теперь команда уверенно контролирует все этапы сделок, экономит время на рутине и может сосредоточиться на развитии и улучшении сервиса для своих клиентов.

Поделиться

✔