Масштабное внедрение Битрикс24 для выставочной компании с длинным циклом сделки

Число сотрудников в Битрикс24:

27 человек

Город / филиал:

Москва

ООО ЕСГ ГРУПП - выставочная компания полного цикла, работающая на стыке организации отраслевых мероприятий и обслуживания участников под ключ. Команда одновременно ведет маркетинг, продажи, подготовку площадок и коммуникации с большим массивом контрагентов из разных стран.

Масштаб контактов и длительный цикл сделок в отрасли требуют устойчивой системы управления клиентами, прозрачных процессов и совместной среды для продаж и маркетинга.

На старте обращений часть операций выполнялась вручную, значительная часть клиентской базы жила в Excel, а история взаимодействий была распределена по почтовым ящикам сотрудников. Для выбора платформы клиент сравнивал несколько CRM.

Команда WebMens предложила практический подход - бесплатно собрать значимую часть решения на демонстрационном портале Битрикс24 и показать, как CRM Битрикс24 работает именно на процессах выставочной компании.

После показов заказчик выбрал Битрикс24 и WebMens, отметив, что платформа закрывает не только базовые CRM сценарии, но и задачи, выходящие за пределы стандартных функций, при понятной стоимости лицензий.

С этой точки стартовали два больших этапа проекта. На первом этапе фокус был на упорядочивании клиентской базы, настройке воронок и автоматизации ключевых ежедневных операций.

На втором этапе акцент сместился к тому, как превратить сайт клиента в полноценный входной канал с интеграцией сайта с Битрикс24, автоматической регистрацией участников и CRM-маркетингом для напоминаний и аналитики.

Задачи клиента

Первый этап - навести порядок в данных и процессах продаж

• Структурировать, сегментировать и импортировать массив из 20 000 компаний и контактов в CRM Битрикс24.
• Настроить карточки компании, контакта и сделки под специфику отрасли.
• Построить две воронки продаж: выставочные услуги и рекламные услуги - чтобы обеспечить управление продажами в Битрикс24 при длительном цикле сделки от 2 до 8 месяцев.
• Подключить рабочие email ящики всех менеджеров для единой истории коммуникаций.
• Внедрить автоматизацию бизнес-процессов Битрикс24 для расчетов вознаграждений менеджеров.
• Автоматизировать учет оплат по сделкам и контроль задолженности.
• Автоматизировать формирование списка клиентов для технического отдела, где требуется монтаж спецоборудования, и организовать контроль выполнения задач техническими специалистами.

Второй этап - перевести сайт в режим прямой работы с CRM

• Организовать регистрацию посетителей и представителей СМИ на мероприятие через сайт с созданием сущностей в CRM.
• Реализовать бронирование стендов арендаторами через сайт с автоматическим созданием компаний, контактов и сделок.
• Создать личный кабинет для арендаторов выставок, чтобы они могли редактировать данные и добавлять участников с автозаписью в CRM.
• Сформировать единый массив контактов, проявивших интерес, для последующей сегментации клиентской базы в CRM и адресных рассылок.
• Получать аналитику посещений по факту и аналитику источников новых контактов.
• Настроить CRM-маркетинг для напоминаний перед мероприятием с использованием SMS и транзакционных email.

Решение задачи

Первый этап - данные, сегментация, воронки, автоматизация расчетов и оплат

Импорт и очистка данных. Для переноса базы около 20 000 записей работу разбили на несколько подзадач. Сначала определили ключевые признаки для сегментации - отраслевые роли, участие в мероприятиях, география и другие маркеры. Под эти признаки добавили кастомные поля в карточках компаний и контактов.

До импорта база прошла очистку. Существенный пласт работ пришелся на телефоны - нужно было привести их к единому формату, распаковать случаи, когда несколько номеров были записаны в одном поле, корректно обработать иностранные номера.

Удалили дубли и неинформативные фрагменты, сохранив при этом всю полезную историю.

Воронки продаж под длительный цикл

Сделки в отрасли редко закрываются быстро - цикл может занимать от 2 до 8 месяцев. Команда WebMens спроектировала этапы воронок так, чтобы на каждом шаге было понятно, что происходит с клиентом и какое следующее действие необходимо.

В результате управление продажами в Битрикс24 стало предсказуемым и наглядным - менеджеры видят стадию, критерии перехода и ожидаемую активность по каждой сделке в направлениях выставочные услуги и рекламные услуги.

Единая история коммуникаций

Подключили личные почтовые ящики сотрудников к Битрикс24. Переписка по контактам и компаниям перестала расползаться по разным почтовым клиентов - письма попадают в CRM и доступны всем, кто работает со сделкой. Это критично при длительных переговорах и смене ответственных.

Автоматизация расчета вознаграждений менеджеров

Процент вознаграждения зависит от условий сделки. Чтобы исключить ручные вычисления и споры, настроили бизнес-процесс в сделках. В нужный момент он создает строку в списке, автоматически рассчитывает сумму вознаграждения менеджера и делит выплаты на три этапа.

Права доступа разграничены так, что каждый менеджер видит только свои начисления, а администратор контролирует всю ведомость. Это ровно та автоматизация расчета вознаграждений менеджеров, которая снимает нагрузку с руководителя и делает правила прозрачными.

Учет оплат и контроль задолженности

Оплаты по услугам проходят в несколько этапов. В сделках настроен процесс, который помогает бухгалтеру контролировать поступления - при внесении данных по оплате система пересчитывает текущую задолженность.

Это убирает ручные сводные таблицы и дает актуальную картину по оплатам непосредственно в CRM Битрикс24.

Список на монтаж и контроль работ техотдела

По сделкам с определенными признаками требуется техническая подготовка площадки. Сформировали автоматический механизм создания списка для технического специалиста.

Дополнительно по сделке создается задача, где исполнителю нужно подтвердить ознакомление с техническими требованиями. Менеджеры перестали собирать эти списки вручную, а техотдел получает полный пакет данных сразу.

Второй этап - интеграция сайта с Битрикс24, личные кабинеты, регистрация и CRM-маркетинг

Архитектура решения. По итогам обсуждения с отделом продаж и маркетинга было принято решение разработать локальное приложение в Битрикс24. Оно состоит из нескольких модулей и выступает мостом между сайтом и CRM:

• модуль администрирования для настройки процессов и сроков,
• модуль для встройки в карточку сделки,
• модуль для размещения на сайте клиента,
• модуль экспорта данных участников мероприятия для печати бейджей.

Такой состав модулей обеспечивает целостную интеграцию сайта с Битрикс24 и закрывает все кейсы, от регистрации до выдачи бейджа.

Шаг 1 - регистрация посетителей и представителей СМИ

Посетитель заходит на сайт, заполняет персональные данные и данные компании. Приложение формирует в CRM компанию и контакт, а также создает сделку в направлении посещение мероприятия в стадии ожидание посещения. Ответственным назначается сотрудник отдела маркетинга.

Участнику автоматически уходит приглашение и QR-код на email. Одновременно в базу приложения записывается карточка участника и код регистрации - эти записи используются для регистрации на площадке и печати бейджей. Для представителей СМИ процесс включает проверку.

Создается сделка в стадии ожидание проверки. Менеджер подтверждает или отклоняет заявку. При отказе сделка переводится в проиграна с автоматическим письмом-уведомлением.

При согласовании заявитель попадает в ожидание посещения, и ему автоматически отправляется письмо с приглашением и QR-кодом. Данные СМИ также попадают в базу приложения и участвуют в регистрациях и печати.

Шаг 2 - бронирование стендов через сайт

Арендатор на сайте выбирает раздел бронирования стенда, указывает контактные данные и желаемую площадь. На стороне CRM создаются компания, контакт и сделка в направлении выставочные услуги со стадией новая. Ответственным назначается сотрудник отдела продаж.

Это прямой канал лидогенерации без ручного заведения и пример того, как интеграция сайта работает в реальном процессе.

Шаг 3 - личный кабинет для арендаторов выставок

Менеджер связывается с контактом по сделке выставочные услуги, актуализирует данные в CRM и при необходимости заводит субэкспонентов. Далее менеджер создает личный кабинет для экспонента или субэкспонента и направляет логин и пароль на email.

В кабинете участник может отредактировать данные о компании и добавить участников. При добавлении участника приложение автоматически регистрирует его в CRM и отправляет email-приглашение с QR-кодом. Изменения в кабинете синхронизируются с карточкой компании в CRM.

Возможность редактирования ограничена сроком, заданным в настройках приложения, у менеджера есть опция блокировки кабинета. Это полноценный личный кабинет для арендаторов выставок, который переносит рутину из переписки в управляемый сценарий.

Шаг 4 - CRM-маркетинг и напоминания

За сутки до мероприятия всем участникам уходит SMS-напоминание через сервис SMS.RU. Для email-рассылок из Битрикс24 используется Send-Pulse с отправкой транзакционных писем по SMTP.

Такая связка закрывает массовые уведомления и поддерживает дисциплину посещения без дополнительных ручных действий со стороны менеджеров.

Результат

Что изменилось после первого этапа:

• База консолидирована в CRM, появилась осмысленная сегментация клиентской базы в CRM по ключевым признакам.
• Воронки продаж отражают реальную логику отрасли - менеджер ясно видит, что делать на каждом шаге, и как двигать сделку вперед.
• История коммуникаций больше не теряется - письма сотрудников легли в CRM Битрикс24, к ним есть доступ у всей проектной команды.
• Автоматизация бизнес-процессов Битрикс24 сняла ручную нагрузку с расчетов - проценты менеджерам считаются автоматически, выплаты размечены по этапам, права доступа обеспечивают прозрачность.
• Учет оплат стал встраиваемым в ежедневную работу - бухгалтер фиксирует платежи, система пересчитывает долг, актуальные суммы видны прямо в сделке.
• Технический отдел получает точные списки и задачи, подтверждает ознакомление с требованиями, а менеджеры перестали собирать таблицы и списки вручную.
• Итогом стало предсказуемое управление клиентами и снижение операционных ошибок, характерных для разрозненных Excel и почтовых переписок.

Что дал второй этап:

• Сайт превратился в полноценный канал сбора участников - регистрация посетителей и представителей СМИ создает нужные сущности в CRM автоматически.
• Бронирование стендов стало процессом без промежуточных писем и копирования - компания, контакт и сделка появляются в нужной воронке, ответственность назначается сразу.
• Личный кабинет экспонента и субэкспонента позволил перенести часть рутины по сбору данных участника на сторону арендатора, что заметно снизило количество ошибок и ускорило подготовку.
• Автоматическая отправка писем и QR-кодов, а также экспорт данных для печати бейджей сняли огромный пласт однотипных операций.
• Напоминания через CRM-маркетинг обеспечили дисциплину посещений без дополнительных ручных рассылок.
• Появилась база контактов, проявивших интерес к мероприятиям, которую можно адресно сегментировать для дальнейших приглашений и кампаний.

Проект наглядно показывает, как совмещаются управление продажами в Битрикс24 и CRM для организации мероприятий. Здесь одновременно работают воронки, бизнес-процессы, списки с правами доступа и интеграционные модули с сайтом.

В результате интеграция сайта с Битрикс24 стала не отдельной задачей у IT, а естественной частью операционной модели компании. С точки зрения данных компания получила единый источник правды по клиентам и участникам.

С точки зрения процессов - предсказуемые переходы между стадиями, автоматические уведомления и контроль качества выполнения задач. С точки зрения команды - меньше ручной рутины и меньше шансов потерять контакт или пропустить обязательный шаг.

Поделиться

✔