Кейс «ООО Студия К.И.Т.»

ИТ, интернет

Тип проекта: Облачный Битрикс24

Редакция продукта: Команда

Компания уже более 6 лет с успехом занимается разработкой и доработкой сайтов, услугами по маркетингу

Число сотрудников работающих в Битрикс 24:

13 человек

Город / филиал:

Краснодар

От клиента поступили следующие задачи:

Автоматизировать процесс по сопровождению клиентов
Организовать единое пространство для коммуникации и контроля выполнения задач
Организовать процесс выполнения новых проектов
Обучить сотрудников работе с Битрикс24

Руководитель обратился к нам с задачей оптимизации процессов компании. В первую очередь речь шла о работе с постоянными клиентами, которые находятся на сопровождении.

Задачи были решены следующим образом:

Для автоматизации процесса сопровождения создали отдельное направление с нужным количеством этапов. На ключевых этапах система запрашивает дату предоставления отчета по выполненным работам.

В зависимости от набора выбранных услуг сопровождения происходит автоматическая постановка задач на ответственных сотрудников в отделы, участвующие в работе по сопровождению. Каждый отдел готовит отчет, прикрепляет к задаче и закрывает ее. Далее процесс переходит к проект-менеджеру, который собирает общий отчет.

После подготовки общего отчета, менеджер запускает процесс, который автоматически формирует счет на оплату следующего периода сопровождения, акт выполненных работ и прикрепляет отчет по выполненным работам и отправляет клиенту по электронной почте.

Далее сделка переводится в успешную и копируется в стадию «Ожидание оплаты» для выполнения работ по следующему периоду сопровождения. Проект-менеджер ведет сделку и контролирует поступление оплат, своевременное выполнение работ и подготовку отчета о проделанных работах

Организация процессов по работе с новыми клиентами была реализована в модуле «Задачи и проекты».

Под каждого нового клиента создается проект по заготовленному шаблону. В шаблоне прописаны все основные задачи с распределёнными сроками и ответственными. Благодаря представлению «Диаграмма Ганта» работа с проектами стала прозрачной и наглядной. Если задача не выполнена в срок, это автоматически влияет на срок в зависимой задаче

После проведенного обучения сотрудники компании начали активно пользоваться всеми преимуществами корпоративного портала. Все коммуникации ведутся только в чатах Битрикс24. В разделе «Новости» публикуются все важные объявлении, благодарности сотрудникам и проводятся опросы.

По итогам внедрения клиент получил:

Процесс выполнения обязательств по сопровождению стал простым и контролируемым.
Сотрудники вовремя готовят отчеты по сопровождению
Все необходимые документы готовятся в автоматическом режиме и автоматически отправляются клиентам.
Подготовка к работе с новым проектом теперь занимает считанные минуты. Работа с проектом стала наглядной. Теперь четко видно кто не успевает выполнить свою часть проекта в срок и как это повлияет на выполнение всего проекта
Благодаря переходу на работу в едином информационном пространстве появилась возможность работы сотрудников удаленно.