Внедрение Корпоративного портала и Бизнес-процессов ООО «Неон»

Ремонт и благоустройство

Тип проекта: Коробочный Битрикс24

Редакция продукта: Корпоративный портал 50

ООО «Неон» обладает большим опытом разработки проектно-сметной документации. Проекты успешно реализуются, повышая качество городского пространства.

Число сотрудников работающих в Битрикс 24:

более 100 человек

Город / филиал:

Москва

От клиента поступили следующие задачи:

В компанию обратился Руководитель IT отдела Владислав с потребностью в помощи разворачивания коробочной версии и так же настройке Бизнес процессов в компании
Нет единого места работы и коммуникации сотрудников внутри компании
Нет программного обеспечения, которое бы позволило производить процесс согласования договоров, счетов между сотрудниками компании.

Процесс внедрения, особенности проекта

Как принято в нашей компании, начали работу мы с проведения подробного аудита компании ООО «НЕОН». Детально проанализировав процесс, было принято решение для внутренней работы компании использовать стандартные возможности Битрикс24 (Чаты и звонки, Новости, Задачи, Почта)

Для реализации процессов согласования договоров, счетов использовать функционал бизнес-процессов в ленте новостей в Битрикс24.

После проведения аудита процессов компании, было составлено ТЗ, в котором подробно расписали логику и этапы каждого процесса

Были определены следующие задачи внедрения:

Создать структуру организации, разграничить права доступа в CRM
Организовать удобное пространство для корпоративного общения сотрудников, постановки и контроля выполнения задач
Обучить сотрудников правильной работе с порталом Битрикс

А также создать бизнес-процессы:

Согласование договора
Согласование счета на оплату
Учет корреспонденции
Запрос Медиаматериаллов
Доверенности
Приказы

Работа с решением. Достигнутые результаты

Настройка структуры компании была реализована таким образом, чтобы на нее можно было опираться в Бизнес процессах и в дальнейшем при появлении новых сотрудников или уходе существующих не надо было перенастраивать все процессы.

В процессе согласования договора, при создании заявки заполняется ряд полей для согласования договора. У инициатора есть возможность при заведении заявки выбрать контрагента или завести его в справочнике компаний. При заведении контрагента, автоматически на общем диске создается папка для дальнейшего помещения в нее согласованного договора.

Далее в зависимости от того заполнил Инициатор поле объект, процесс уходит на согласование Руководителю строительного блока, Руководителю ПТО, Руководителю СДО. Каждый из руководителей проверяет заявку и может ее согласовать или отправить на доработку Инициатору.

Далее Юрист подготавливает макет договора и определяет необходимо согласования заявки Отделом Кадров.

Следующими шагами идут согласования Бухгалтерией, Финансовым директором, Руководителем компании, которые в своих действия так же могут согласовать заявку, отправить на доработку или отклонить заявку.

Потом Инициатор указывает каким образом надо отправить договор и адрес и процесс переходит к помощнику руководителя. Помощник в свою очередь выполняет задания по подписанию договора у руководителя, отправки его контрагенту и получения обратно подписанного экземпляра.

Далее помощник сканирует договор и прикрепляет к заявке и этот скан помещается в электронный архив.

Действие переходит к Юристу, который помещает оригинал договора в бумажный архив.

Процесс согласования счетов в ходе реализации состоит из этапов согласования Финансовым директором, руководителем компании. Есть возможность отправить заявку на доработку инициатору и последующим возвратом заявки на первый этап согласования.

Бухгалтер в действии отмечает что счет отплачен и процесс переходит к инициатору.

Инициатор выполняет ряд действий по получению товаров/услуг, и дальнейшей передаче закрывающих документов в бухгалтерию.

Бизнес процесс по ведению корреспонденции был разделен на 2 процесса: процесс по учету входящей корреспонденции и процесс по учету исходящей корреспонденции.

В процессе учета входящей корреспонденции, инициатор заводит заявку указывая краткое описание письма и прикладывает скан/скрин письма и отправляет заявку руководителю.

Руководитель изучает письмо, определяет кто будет ответственным за исполнение и необходим ли ответ на письмо. И заявка уходит на ознакомление и исполнение ответственным.

Если по письму необходим ответ, то в этом случае реализована возможность автоматического создания заявки на учет исходящей корреспонденции.

В заявке инициатор указывает данные для ответного письма. Следующим действие происходит автоматическое формирование шаблона письма. Инициатор его проверяет и отправляет на согласование руководителем.

После согласования руководителем процесс переходит к помощнику для распечатки письма, подписания у руководителя и отправки его адресату.

Процессы доверенности и приказы похожи по структуре. Инициатор при создании заявки заводит ряд определенных полей. После происходит формирование шаблона доверенности/приказа, который проверяет уже Юрист и ставит свою визу.

Далее процесс переходит к Руководителю для согласования. После согласования руководителем, процесс переходит к помощнику руководителя для подписания документов и передачи ответственным лицам.

Процесс Медиа-материалов заключается в том, что руководитель заводит заявку и определяет ответственного, кто будет производить съемку материалов.

Ответственный после выполнения съемки, прикрепляет к заявке материалы, они помещаются на Диск Битрикс24. И далее Руководитель уже их изучает.

По итогам внедрения клиент получил:

В компании появился продукт в котором можно полноценно проводить работу и коммуницировать между сотрудниками
Настроенная структура компании позволяет понимать подчинение сотрудников. Настроенная логика согласования договоров. Счетов, позволила в одном месте проводить согласования
Уведомления всегда напоминают ответственному, что у него есть действие на выполнение. Все задания процессов отображаются в отдельном пункте меню задания процессов
Процесс согласования позволил отладить последовательность действия при согласовании. Позволил понимать на каком этапе находится тот или иной договор.
Процесс согласования счетов на оплату позволил вести учет этих счетов, проводить согласование счетов, понимать какие счета оплачены а какие на согласовании
Процессы по корреспонденции, доверенностям, приказам и медиа-материалам дали возможность электронно хранить информацию по заявкам, автоматически производить формирование шаблона документа, проводить согласования между сотрудниками
Обучение которое проходило в три этапа, позволило не загружая информацией сотрудников, доступно донести всю логику работы с процессами