Внедрение CRM и Корпоративного портала «Нотариус Губочкин Павел Александрович»

Нотариальная контора Губочина Павла Александровича оказывает все виды нотариальных услуг.

Число сотрудников работающих в Битрикс 24:

20 человек

Город / филиал:

Красногорск

От клиента поступили следующие задачи:

• Вся работа идет в разных сервисах Yclients, Почтовый клиент от Mail.ru, личный WhatsApp сотрудников, Телефония Ростелеком.
• В связи увеличением клиентской базы работа в таком режиме стала не эффективной и Заказчик приступил к поиску системы, позволяющей организовать всю его деятельность в едином окне.

После небольшого аудита мы подготовили презентацию возможностей Битрикс24 под конкретные потребности Павла. Т.к. Битрикс24 закрывал все задачи, выбор остановился на нем

Основные моменты внедрения:

Выяснив все потребности заказчика и анализируя возможные будущие доработки, было принято решение покупки Битрикс24 коробочной версии.

Для организации поэтапной обработки обращений клиентов, были организованы 5 направлений сделок, в каждом из которых своя специфика заполнения обязательных полей и этапов обработки. Практически на каждом этапе обработки запроса сотруднику ставится задача с перечнем действий, необходимых к выполнению. Если запрос находится на определенной стадии больше выделенного для этого действия времени, отправляются уведомления Ответственному сотруднику и Руководителю

Для контроля выполнения обязанностей были реализованы периодические задачи на всех ключевых сотрудников. В задачах прописаны необходимые действия в виде чек-листа

Для быстрого формирования счета на оплату услуг настроен раздел CRM-магазин. Проведена интеграция с сервисом Яндекс.Касса. Настроены все страницы сайта CRM-магазин. После поступления оплаты, сделка автоматически переходит на следующую стадию

• Единый номер WhatsApp
• Все mail ящики сотрудников
• Виртуальная АТС от Ростелеком
• Встроили CRM-форму на сайт

На сайте компании установлен виджет для записи на прием от сервиса Yclients. Мы провели интеграцию с данным сервисом. Теперь все записи создают в Битрикс24 Контакт и Лид, с которым дальше работают сотрудники

Была проведена глубокая настройка виртуальной АТС Ростелеком. Реализована очередь приема обращений. Все звонки и их записи попадают в Битрикс24. Звонки сохраняются в карточке Контакта или Сделки

Деятельность нотариуса подразумевает получение от клиента максимально подробной информации и всех необходимых файлов. Для удобства обработки запросов реализована CRM-форма со всеми необходимыми полям. Теперь клиент заполняет форму и данные автоматически попадают в CRM

По итогам внедрения клиент получил:

• Теперь все обращения клиентов попадают в единое рабочее пространство. Ни одна заявка не остается без ответа
• Вся история коммуникации с клиентом сохраняется в карточке клиента. Если сотрудник уходит в отпуск или увольняется, ему не нужно долго рассказывать, на чем остановились с клиентом. Все есть в карточке клиента
• Все этапы обработки запроса, четко структурированы. Сотрудник в любой момент времени понимает, что конкретно ему необходимо сделать по запросу
• Благодаря разделу CRM-магазин, сотрудники в несколько кликов отправляют клиентам счета для онлайн оплаты услуг. Это заметно ускоряет работу сотрудника и снимает нагрузку по постоянному мониторингу поступления оплаты. Битрикс24 сам следит за поступлением оплаты и переводит сделку в следующую стадию
• За счет внедрения CRM-формы на сайт компании работа по сбору информации от клиента заметно ускорилась. Теперь достаточно просто отправить ссылку на форму и дождаться заполнения формы от клиента
• Все задачи находятся под контролем у руководителя. Руководитель теперь просто следит за парой отчетных форм и видит все важные процессы деятельности компании
• Проведенное обучение с записью уроков позволило сотрудникам в максимально короткие сроки привыкнуть к работе на портале