Кейс «ООО РесурсАгроСтрой»

Этот кейс для нас особенно ценен. В самом начале работы с потенциальным клиентом — компанией под руководством Дениса — мы столкнулись с отказом: «Вы мне рассчитали слишком много». Денис действительно обращался к нескольким интеграторам, и мы провели ряд встреч, чтобы глубоко изучить его бизнес-процессы и сформулировать задачи.

По результатам аудита стало ясно: чтобы достичь требуемых показателей, необходим профессиональный тариф с задействованием смарт-процессов. Мы подготовили детальное предложение с поэтапным планом внедрения и предварительным расчётом стоимости, но получили отказ.

При уточнении причин Денис объяснил: «Другие специалисты уверяли, что мои запросы покроют на более бюджетном тарифе». Мы приняли решение отказаться от дальнейших переговоров, но спустя полтора месяца Денис вновь к нам вернулся с просьбой возобновить сотрудничество. На практике оказалось, что при стандартном тарифе результаты, обещанные конкурентами, не реализуются: аудит процессов был проведён поверхностно, а интеграторы предлагали лишь пакетное «универсальное» решение без глубокой кастомизации. В итоге клиент убедился, что для стабильного роста и автоматизации ключевых операций необходим именно наш профессиональный подход и выбранный тариф.

Ладно, с вводной покончено — переходим к делу.

1. Миграция данных из AmoCRM

Первым шагом мы перенесли всю историю сделок из AmoCRM. Клиент долгие годы работал в этой системе, но решение о переходе на Битрикс24 было принято по двум главным причинам:

• Желание контролировать весь процесс «от продажи до производства» внутри единой платформы.
• При сопоставлении стоимости лицензий Битрикс24 оказался заметно выгоднее с учётом числа пользователей.

Для сохранения прозрачности старые сделки мы импортировали в отдельные воронки с пометкой «архив». При этом каждая запись проверялась вручную: в обязательном порядке сверялись ключевые данные, ставилась нужная стадия и перенос осуществлялся в соответствующую «жизненную» воронку.

2. Настройка новых воронок

Параллельно с нашей работой заказчик взаимодействовал со специалистом по выстраиванию отдела продаж. Мы вовлекли его в процесс настройки, чтобы совместно адаптировать воронки под реальные бизнес-сценарии: какие этапы нужны, какие поля — обязательны. По итогу получилось несколько кастомизированных воронок, отражающих все ключевые процессы: от первичного лида до передачи задачи производству.

Теперь все этапы продаж компании визуализированы: менеджеры в любой момент видят статус сделки, а руководитель — сводную аналитику в режиме реального времени.

3. Настройка воронки лидов и анализ причин неуспеха

Для оптимизации работы с первичными заявками мы сформировали отдельную воронку лидов, где:

• Отсеиваем спам и нерелевантные запросы — автоматические фильтры и ручная валидация на входе.
• Сегментируем по причинам отказа — в лидах и в сделках причины проигрыша хранятся раздельно, чтобы не смешивать этап “выявление интереса” и “целевую продажу”.

Раздельная статистика отказов позволяет:

• Выявлять узкие места на стадии лидогенерации (например, нерелевантные каналы или слабые офферы).
• Корректировать скрипты и КП в зависимости от типичных возражений.
• Формировать новые продукты и сервисы, опираясь на то, какие потребности не были удовлетворены в текущем предложении.

Таким образом, мы не просто учитываем причины потерь, а используем их для постоянного улучшения взаимодействия с аудиторией и расширения продуктовой линейки.

4. Обеспечение качества базы и контроль дубликатов

С ростом маркетинговой активности и множеством источников входящих заявок критически важно поддерживать чистоту CRM-базы. Мы реализовали собственный механизм борьбы с дубликатами, который основан на следующих принципах:

• Мгновенная реакция на похожие заявки. В отличие от стандартного алгоритма, наша система моментально распознаёт повторяющиеся обращения и автоматически переводит их в статус «Проигранная заявка». Это избавляет менеджеров от лишней работы и фокусирует их внимание только на уникальных лидах.
• Приоритетность заявок по источнику и наполненности. Заявки оцениваются не только по совпадению полей, но и по качеству данных. Например, обращения из квиза, где сразу указаны все технические характеристики, автоматически получают высокий приоритет — даже если система зафиксирует их как дубликат.
• Отчётность и аналитика по дубликатам. В специальном дашборде собираются метрики по:
  • количеству блокированных дублей;
  • источникам, где дубли встречаются чаще всего;
  • качеству наполнения заявок (полный vs неполный набор полей).

Благодаря этому подходу команда работает исключительно с релевантными лидами, а руководство получает прозрачную картину входящего потока и видит, из каких каналов поступают наиболее «полезные» заявки.

5. Автоматизация контроля оплат

Чтобы исключить риск досрочного закрытия сделок без полной оплаты, мы внедрили алгоритм, который блокирует перевод сделки в стадию «Успешно», пока сумма оплаченных счетов не сравняется с итоговой стоимостью оборудования.

Как это работает:

1. Создание сделки — в карточке сделки фиксируется общая сумма продажи техники.
2. Выставление предоплаты — при поступлении средств карточка счёта автоматически переводится в успешную стадию, а система пересчитывает оставшуюся задолженность.
3. Запуск производства — после подтверждения предоплаты техника идёт в производство.
4. Выставление доплаты — по завершении изготовления генерируется дополнительный счёт на остаток суммы.
5. Закрытие сделки — система не позволит перевести сделку в «Успешно», пока сумма всех оплаченных счетов не достигнет 100 % первоначальной стоимости.

Преимущества подхода:

• Гарантированный контроль полной оплаты по каждой сделке;
• Уменьшение риска «висящих» заказов без финансового обеспечения;
• Хранение скриншотов и подтверждений оплаты в единой системе — прозрачность для бухгалтера и менеджера.

Про работу как систему

Канал для тех, кто знает: будущее за теми, кто мыслит системно и действует эффективно.

Здесь про системное мышление, инструменты для бизнеса и немного корпоративного юмора.

Подписаться →

6. Оцифровка процесса производства с помощью смарт-процессов

Для полной прозрачности и управления изготовлением изделий мы перенесли все этапы производственного цикла в смарт-процессы Битрикс24.

Аудит и декомпозиция процесса:

• Выявили четыре ключевых цеха: заготовки, сборки, малярный и контрольной сборки.
• Разбили каждый цех на отдельные производственные точки (этапы), которые идут как последовательно, так и параллельно.
• Оформили подробные чек-листы работ для каждой точки:
  • Список операций;
  • Ответственный исполнитель и постановщик задачи;
  • Наблюдатели, подключаемые по необходимости.

Группировка и балансировка загрузки:

• Задачи в каждой зоне производства автоматически объединяются в группы.
• Менеджеры и руководители отделов в режиме реального времени видят количество активных задач в каждой группе и могут перераспределять ресурсы.

Автоматический переход между этапами:

• Определили критические точки, по которым запускается переход карточки изделия к следующему этапу.
• Система сама переводит карточку изделия в следующий статус, как только весь чек-лист выполнен и задача закрыта.

Интеграция с продажами:

• Предоплата → старт производства;
• Выпуск готового изделия → уведомление менеджера о выставлении доплаты;
• Окончательная оплата → автоматическое закрытие сделки.

Менеджеры видят процесс производства внутри карточки сделки и получают напоминания о финальных стадиях.

Результаты:

• Существенное сокращение ручных переносов задач и “человеческих” задержек.
• Прозрачность загрузки цехов и своевременный контроль ключевых этапов.
• Быстрая реакция на узкие места производства благодаря аналитическим отчётам по времени выполнения каждой задачи.

Такой подход обеспечивает сквозное управление от продажи до отгрузки и закрытия сделки, минимизируя риски ошибок и простоев.

7. Оцифровка процесса согласования оплат поставщикам

Чтобы снять нагрузку с руководителя и ускорить оборот документов, мы перевели весь цикл согласования и оплаты поставок в смарт-процессы Битрикс24.

Загрузка счёта и инициирование процесса:

• Сотрудник загружает счёт от поставщика в карточку смарт-процесса и отправляет уведомление на согласование руководителю.

Принятие решения руководителем:

Руководитель в интерфейсе канбана видит все ожидающие согласования счета и одним кликом выбирает:

• одобрить оплату,
• указать процент предоплаты (для поставщиков с частичной оплатой),
• или отклонить с комментарием.

Передача на обработку в бухгалтерию:

• После согласования карточка автоматически переходит бухгалтеру, где фиксируется дата и сумма платежа.
• Если требуется несколько траншей, по каждой доле создаётся отдельная строка-запись, привязанная к общей карточке запроса.

Уведомления о статусе оплаты:

• По факту выполнения платежа бухгалтером система рассылает уведомления инициатору и руководителю.
• Для доплат запускается подклейка «Процесс доплаты» непосредственно из карточки исходного запроса.

Мониторинг через канбан:

Руководитель в реальном времени отслеживает оборот оплат в канбан-доске:

• кол-во счетов в статусах «На подготовке», «На согласовании», «В оплате», «Доплата»;
• суммарную сумму по каждому этапу;
• ответственных исполнителей и сроки прохождения.

Преимущества внедрения:

• Полная прозрачность и скорость согласования — отказ от бумажного документооборота;
• Гарантия соблюдения бюджетных лимитов и условий частичной оплаты;
• Удобный контроль через канбан-доску и автоматические уведомления на каждом шаге.

Преимущества от внедрения Битрикс24 в производственной компании

Если говорить в целом, то внедрение Битрикс24 в компании РесурАгроСтрой позволило сделать процессы компании простыми, понятными и системными.

Если говорить в частности:

• Благодаря интеграции со всеми каналами коммуникаций, вся история взаимодействия с клиентом теперь фиксируется в карточке контакта и сделки.
• Исключён процесс «слива» заявки — теперь можно только выиграть или проиграть заявку.
• Контроль дубликатов позволяет освободить время менеджеров и сосредоточиться на действительно новых заявках.
• Алгоритм прохождения сделки теперь понятный: карточка сделки наполняется нужной информацией, а технология push-CRM не позволяет оставлять сделки без запланированных дел.
• Процесс производства идёт по отработанному алгоритму — каждый получает своевременную задачу по конкретному изделию, видно текущий этап. Канбан-воронка производства выведена на больших мониторах в цехах, что помогает заранее готовиться к новым заказам и существенно сокращает время на передачу заданий.
• Отображение финальных этапов производства в воронке продаж позволило уйти от лишних согласований между начальником производства и менеджером: теперь всё видно прямо в карточке изделия.
• Реализация бизнес-процесса согласования оплаты поставщикам существенно сократила время на согласование и оплату счетов — руководитель может одобрять платежи прямо в мобильном приложении Битрикс24.

Смотрите видео с отзывом клиента и демонстрацией работы Битрикс24 в производственной компании.